Die Lagerbox als neues Firmenarchiv

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Akten in externe Stauräume auszulagern: in eine Lagerbox, die sowohl von den Kosten als auch von der Praktikabilität klare Vorteile gegenüber firmeneigenen Archiven bietet. Das Outsourcing von Archivierung spart Geld, schafft Flexibilität, ermöglicht die effektive Nutzung der Gewerbeflächen einer Firma und ist die passende Antwort zur Digitalisierung von Dokumenten.

Aktenlagerung als wirtschaftlicher Kostenfaktor

Das Archivieren von Akten ist für Firmen mit hohen Ausgaben verbunden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Schweiz schreibt eine handels- sowie steuerrechtliche Aufbewahrung von Firmendokumenten für sechs bzw. zehn Jahre vor. Während hingegen die sechsjährige Frist für Geschäftskorrespondenz, Handelsunterlagen sowie Ausfuhrnachweise gilt, wird bei einem Großteil der Akten die zehnjährige Aufbewahrungsfrist angewendet: neben Handelsbüchern, Inventaren, Bilanzen und Rechnungen auch Lieferscheine und Kostenkalkulationen. Das führt in Unternehmen zu Archiven erheblicher Ausmaße, welche gepflegt werden müssen. Durch das Anmieten von Lagerboxen lässt sich dieser Aufwand für Firmen reduzieren, indem die Kosten für den Unterhalt eines Archivs im Firmengebäude reduziert und Dienstleistungen zur Pflege des Archivs ausgelagert werden.

Lagerboxen durch hohe Immobilienpreise höchst rentabel

Die Lagerbox als neues FirmenarchivObwohl die bürokratischen Anforderungen und die Verwaltung der damit verbundenen Aktenmengen Unternehmen weiterhin vor Herausforderungen stellen, steigen die Preise für Gewerbeflächen derzeit dem allgemeinen Trend des Immobilienmarktes folgend in den schweizerischen Kantonen Baden, Spreitenbach und Aarau stark an. Dies hat zur Folge, dass die Lagerung von Akten in Firmengebäuden immer teurer wird. Neben den Ausgaben für Miete oder den Erwerb von Gewerbeflächen fallen noch Gebäudekosten an: Grundsteuer, Versicherung, Energie- und Instandhaltungskosten sowie Wertminderung des Anlagevermögens. Hinzu gesellen sich die darüber hinaus spezifischen Betriebskosten für Archive: Einrichtungen für die Zugangskontrolle, Videoüberwachung sowie spezifische Brandmeldesysteme. Lagerbox-Anbieter sind oft in randständigen Lagen lokalisiert, wo die Mietpreise pro Quadratmeter um ein Vielfaches niedriger sind als in Geschäftsvierteln oder Innenstadtlagen. Die Gebäudekosten sind durch ein speziell und ausschließlich auf den Betrieb von Lagerboxen ausgerichtetes Gebäudemanagement für den gewerblichen Mieter anteilsmäßig niedriger als beim Betreiben eines eigenen Archivs. So können zum Beispiel Energiekosten eingespart und durch effiziente Raumnutzungssysteme für maximale Nutzung der Lagerflächen gesorgt werden. Oftmals stellt ein schlankeres Gebäudemanagement durch die Auslagerung des Archivs für die Firmen ebenfalls eine erhebliche finanzielle Entlastung dar.

Digitalisierung macht Archive im Betriebsgebäude überflüssig

Die hohen Aufwendungen für die firmeninterne Lagerung von Akten stehen im Gegensatz dazu, dass die Digitalisierung die Aufbewahrung gedruckter Akten am Firmenstandort überflüssig gemacht hat: die Mitarbeiter verwenden im Tagesgeschäft eines Unternehmens zum größten Teil digitalisierte Dokumente und ziehen keinen unmittelbaren Nutzen mehr aus der Ablage von Akten im physischen Archiv. Daher ist es für die Praktikabilität des Zugriffs auf Dokumente nicht relevant, ob die Akten intern gelagert werden. Bei modernen Konzepten für Lagerboxen wird in der Regel darauf geachtet, dass die Lagerräume durchgehend zugängig sind – somit haben Mitarbeiter jederzeit Zugang zum externen Archiv, falls dies doch einmal nötig sein sollte.

Flexible Raumnutzung durch Anmietung einer Lagerbox

Die Entwicklung von Unternehmen unterliegt einer Vielzahl von komplexen Variablen, die kaum vorauszusehen sind. Heute noch kann die Gewerbefläche einer Firma ausreichen, um genügend Platz für das Archiv zu bieten, jedoch kann schon morgen der Personalbedarf steigen, sodass Neueinstellungen erforderlich sind. Gleichzeitig gestaltet sich der Erwerb oder die Anmietung von neuen Gewerbeflächen als langwieriger und schwieriger Prozess. Die Auslagerung des Archivs in Lagerboxen bietet die Möglichkeit, schnell und flexibel Raum im Firmengebäude zu gewinnen, um die Rekrutierung von Personal der Unternehmensentwicklung anzupassen, statt von der Immobiliensuche abhängig zu sein. Im Rückkehrschluss ist es durch die kurze minimale Mietdauer einer Lagerbox auch möglich, die Akten wieder firmenintern zurück-lagern, wenn erneut Raum zur Verfügung steht. Somit bietet die Anmietung von Lagerboxen für das Archiv dem Unternehmen die Flexibilität, auf geänderte Personalbedarfe zu reagieren, ohne damit unmittelbar von der Erweiterung des Firmengebäudes abhängig zu sein.

Lagerboxen als kurzfristige Lösung bei Gebäudesanierungen

Abgesehen von variablen Geschäfts- und Personalentwicklungen können Lagerboxen auch für kurzfristigen Raummangel eine Lösung darstellen: Beispielsweise im Rahmen von Gebäudesanierungen. Auch hier stellt die zeitlich flexible Anmietung von externem Stauraum einen erheblichen Vorteil dar. Außer Akten können auch Büromöbel oder Messe- und Marketingmaterialien sicher in Lagerboxen verstaut werden.

Was sollten Firmen bei der Anmietung einer Lagerbox beachten?

Um einen passenden Anbieter für Lagerboxen in Baden, Spreitenbach und Aarau auszuwählen, sollten gewerbliche Kunden vor allem die folgenden Kriterien beachten:

  • Sicherheit und Datenschutz: Zugangsbeschränkungen, Videoüberwachung. Werden vom Anbieter maßgeschneiderte Lösungen für Geschäftskunden wie Aktenablagerungssysteme und Aktenvernichtung angeboten, ist auf die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu achten.
  • Flexible Mietdauer: Erlaubt es, kurzfristig auf geänderte Raum und Personalbedarfe zu reagieren.
  • Optimale Lagerbedingungen für Akten: Regulierung von Luftfeuchtigkeit und Licht.
  • Zugänglichkeit: Für Mitarbeiter zu Geschäftszeiten unter Einhaltung der Zugangsvoraussetzungen.